Bagaimana Mencegah Terjadinya Fraud?

Fraud dapat terjadi karena berbagai faktor. Bisa terjadi karena dorongan faktor internal dari karyawan bahkan manajemen seperti ingin memperkaya diri. Tak jarang juga fraud dilakukan karena ada godaan dari pelanggan, mitra kerja atau supplier. Fraud dimungkinkan terjadi bilamana perusahaan memiliki internal kontrol dan monitoring yang lemah, serta kebijakan-kebijakan yang tidak up to date dan kurang menginternalisasikan kode etik kepada karyawan. Banyak yang menargetkan zero fraud, namun tak jarang akhirnya jebol juga. Pelajaran dari skandal Laporan Keuangan Toshiba menjadi contohnya. Bagaimana kemudian mencegah terjadinya fraud?

Know Your Customer & Know Your Employee

Fraud sangat mungkin dilakukan atas adanya kerjasama pelanggan dan karyawan. Karenanya sangat penting bagi perusahaan untuk menerapkan kebijakan Know Your Customer dan Know Your Employee. Hal ini dapat dilakukan dengan memiliki database profil pelanggan dan karyawan dengan selengkap-lengkapnya dan melakukan kroscek. Ini bukan seperti anda mencurigai karyawan anda sendiri ataupun nasabah sendiri. Database nasabah selain bermanfaat untuk pemasaran, juga bermanfaat untuk memetakan karakteristik nasabah atau pelanggan anda. Begitu juga sangat penting untuk mengetahui latar belakang karyawan anda.

Memberikan pemahaman/sosialisasi ketentuan dan aturan

Peraturan sebagus apapun disusunnya, seberapapun tebalnya, jika tidak disosialisasikan dengan baik, maka peraturan-peraturan seperti Buku Pedoman Perusahaan atau Standard Operating Procedure akan percuma saja. Karena itu menjadi penting kiranya bagi perusahaan untuk melakukan sosialisasi secara berkala (kalau perlu berulang-ulang) untuk memastikan karyawan mengerti dan memahami ketentuan yang berlaku.

Meningkatkan fungsi pengendalian intern pada setiap fungsi sesuai dengan tugas dan pokoknya

Fungsi pengendalian internal sangatlah penting untuk diterapkan. Kita mengenal adanya three lines of defence terdiri dari 3 layer sistem pengendalian internal yang bertujuan untuk menghindari potensi risiko yang dapat mengganggu jalannya kegiatan usaha secara signifikan. Three lines of defence mendeteksi dan mencegah terjadinya surprise risk/ risk event. Pada prinsipnya three lines of defence pada layer pertama adalah risk owner atau unit kerja yang terkait langsung dengan risiko, dan pada layer kedua adalah fungsi manajemen risiko serta fungsi kepatuhan serta audit internal sebagai layer terakhir dari sistem pengendalian internal.

Meningkatkan kompetensi melalui pelatihan dan pengembangan berkelanjutan

Pentingnya untuk terus meningkatkan kompetensi karyawan secara berkala melalui pelatihan dan pengembangan secara berkala dan berkelanjutan. Perkembangan teknologi informasi mendorong perubahan dinamika bisnis. Pelatihan berkala perlu diterapkan agar karyawan senantiasa update terhadap perkembangan terkini.

Melakukan Mutasi & Rotasi

Potensi fraud yang dilakukan oleh karyawan yang sudah terlalu lama berada dalam satu unit kerja tertentu dapat dikatakan relatif tinggi, walaupun memang pada kenyataannya tidak selalu seperti itu adanya. Hal ini bisa saja terjadi karena karyawan yang sudah lama tersebut memiliki pengetahuan terhadap pola kerja, sistem kerja dan celah-celah dari kebijakan dan sistem yang diterapkan. Sudah begitu, karyawan senior mungkin saja tidak akan ada yang berani menegurnya.

Memberikan Reward & Punishment yang Tegas

Jika reward dan punishment tidak diterapkan dengan tegas, potensi fraud akan terjadi cukup besar. Pertama jika reward tidak secara adil diterapkan maka akan mendorong karyawan menjadi demotivasi dan akan melakukan sejumlah pembenaran untuk melakukan fraud. Kedua jika punishment tidak diberikan secara tegas, maka akan mendorong pembenaran bagi yang lain untuk melakukan fraud.

Mereview dan mengevaluasi kebijakan atas ketentuan yang ada

Kebijakan-kebijakan yang disusun oleh perusahaan tentu harus memiliki keselarasan dengan peraturan-peraturan eksternal yang berlaku, sehingga penting sekali untuk melakukan review dan evaluasi kebijakan secara berkala. Selain itu yang juga paling penting adalah keterkaitan antara masing-masing kebijakan yang ada didalam perusahaan perlu dijaga keselarasannya agar memastikan tidak adanya kebijakan yang tumpang tindih.

Memberikan pemahaman kode etik

Penerapan etika oleh karyawan sangat penting, karena etika inilah yang akan menjadi tameng terakhir dari seorang karyawan ketika tergoda atau terdorong untuk melakukan fraud. Etika inilah yang mengingatkan akan mana yang benar dan mana yang salah.

 

Colek Saya di @RojiHasan dan Fakhrurroji Hasan