Prinsip Dasar Dalam Menyusun Standard Operating Procedure


SOP

Seringkali kita mendengar keluhan dari para tenaga pelaksana atau karyawan yang bekerja dilapangan, siapa sih nih yang bikin SOP, ngerti gak sih pekerjaan kita apa, bikin peraturan kok ngawur! Atau keluhan-keluhan bahwa SOP terlalu ribet dan njelimet sampai hal-hal terkecil saja harus diatur. Padahal sejatinya dengan ada SOP atau Standard Operating Procedure, diharapkan pekerjaan kita lebih tersistematis, terstandar. SOP dimaksudkan agar pekerjaan kita menjadi lebih lancar. Bukankah semua peraturan ditujukan untuk hal itu?

Dalam perspektif tata kelola perusahaan, SOP dipandang sebagai salah satu Soft Structure Good Corporate Governance yang penting. SOP merupakan suatu set instruksi (perintah kerja)/ aturan secara terperinci dan tertulis yang harus diikuti yang mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai, tanpa harus kehilangan keefektifan dari pelaksanaan pekerjaan. Lalu kenapa keluhan-keluhan diatas masih seringkali didengar? Bagaimana sebenarnya menyusun Standard Operating Procedure?

Siapa Yang Berhak Membuat dan Siapa Saja Yang Harus Terlibat dalam Penyusunan SOP?

Dalam perusahaan, seringkali SOP disusun oleh satu unit tertentu yang diberikan tugas khusus dan focus untuk membuat kebijakan. Namun ada juga yang dibuat oleh setiap unit kerja, tergantung dari pekerjaan apa yang akan diatur agar terstandarisasi dalam Standard Operating Procedure. Hal ini didasarkan karena masing-masing unit dan satuan kerjalah yang paling mengerti mengenai pekerjaan terkait dengan unitnya. Penilaian ini ada benarnya juga, tapi akan lebih baik juga bila didampingi oleh unit-unit yang ditugaskan untuk mengawal kepatuhan perusahaan terhadap berbagai peraturan-peraturan yang berlaku di eksternal.

Atau juga, perlukah membuat SOP didampingi oleh konsultan? Dalam menentukan hal ini, perlu dipertimbangkan aspek kesulitan SOPnya atau misalnya belum memiliki pengalaman dalam pekerjaan yang akan ditangani, pendampingan konsultan dapat memberikan perspektif tambahan dan best practice. Pertimbangkan juga aspek anggaran yang tersedia.

Kesimpulannya adalah SOP yang baik adalah SOP yang mampu mengakomodir pengetahuan terbaik mengenai hal-hal yang akan diatur, mampu mengakomodir peraturan eksternal yang berlaku dan best practise yang dilakukan oleh perusahaan yang bergerak pada bidang yang sama.

Seberapa Detail Aspek-Aspek Yang Diatur Dalam SOP?

Hal ini juga menjadi pertanyaan ketika menyusun SOP. Memang hal ini tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan, tetapi jangan sampai salah dan keliru membandingkan SOP dengan Petunjuk Teknis (Juknis). SOP sejatinya cukup mengatur hal-hal yang umum saja, kemudian rincian teknis pelaksanaan pekerjaannya dapat diturunkan menjadi berbagai petunjuk teknis. Praktek lainnya dalam dokumen SOP boleh dilampirkan Petunjuk Teknis Pelaksanaannya.

Jika SOP diatur sampai kepada hal-hal paling teknis, akan ada kekhawatiran bahwa SOP malah justru akan membatasi fleksibilitas pekerjaan dan malah menimbulkan pelanggaran atau ketidakpatuhan yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

Berapa Lama Jangka Waktu SOP Berlaku?

Jangka waktu SOP tentu saja bergantung pada perubahan kebijakan, baik di internal ataupun eksternal perusahaan. Yang pasti, SOP senantiasa perlu direview secara berkala. Pertanyaan kemudian adalah seberapa sering SOP harus direview? Apakah setiap perubahan peraturan di internal atau peraturan eksternal, maka SOP harus dirubah? Yang benar adalah kita harus mereview perubahan peraturn tersebut baru untuk dianalisa seberapa besar dampaknya perlu atau tidaknya melakukan perubahan SOP.

Colek Saya di @RojiHasan dan Fakhrurroji Hasan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s