Prinsip Dasar Proses Pengadaan Yang Benar part 1


Procurement

Pengadaan barang dan jasa yang baik dan benar merupakan salah satu cerminan dari penerapan tata kelola perusahaan yang baik. Namun seringkali dengan semakin ketatnya peraturan yang mengatur mengenai pengadaan barang dan jasa, karyawan dalam melakukan pengadaan barang dan jasa menjadi takut dalam melakukan, khususnya pada pengadaan barang dan jasa yang bernilai tinggi. Ancamannya memang nyata dan jelas, sedikit saja ditemukan indikasi menguntungkan diri sendiri, kelompok tertentu atau bahkan merugikan negara, akan dianggap sebagai tindak pidana korupsi, dan berujung pada hukuman penjara. Kalau sudah begitu, seperti apa prinsip dasar proses pengadaan barang dan jasa yang baik dan benar?

Prinsip dasar yang paling penting adalah terlebih dahulu mengetahui peraturan yang berlaku mengenai pengadaan barang dan jasa yang baik dan benar yang berlaku, baik peraturan eksternal maupun internal seperti misalnya Standard Operating Procedure pengadaan barang dan jasa, serta tingkat kewenangan untuk memutus biaya yang disebabkan dari pengadaan barang dan jasa. Hal ini bertujuan untuk memberikan pedoman dan fondasi yang benar dalam merencanakan pengadaan barang dan jasa.

Selanjutnya yang terpenting adalah proses perencanaan pengadaan barang dan jasa yang mencakup pembentukan panitia pengadaan barang dan jasa, penyusunan kerangka acuan kerja (terms of reference), pembuatan rencana anggaran biaya dan harga perkiraan atau perhitungan sendiri (HPS) atau yang biasa disebut owner estimate, penentuan daftar rekanan terseleksi yang diundang, penetapan tata cara dan kriteria penilaian.

Untuk pembentukan panitia pengadaan barang dan jasa, biasanya tergantung masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang menerapkan kebijakan pengadaan secara terpusat di kantor pusat dengan memiliki unit procurement atau pengadaan tersendiri. Ada juga perusahaan yang menerapkan kebijakan pengadaan secara tidak terpusat dengan memberikan kewenangan kepada sejumlah unit tertentu untuk dapat melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara terpisah-pisah. Mana yang lebih tepat? Jika kita merujuk kepada penerapan tata kelola perusahaan yang baik, maka idealnya pengadaan barang dan jasa yang benar, maka seharusnya unit yang mengelola dan bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang dan jasa yang benar haruslah berada pada satu unit tersendiri.

Jika memang unit anda terpaksa melakukan pengadaan barang dan jasa tersendiri, tentu saja anda tetap harus mengikuti ketentuan yang berlaku. Namun yang perlu diingat, adalah jika dilaksanakan secara terpisah-pisah, akan menyulitkan untuk dilakukan koordinasi dan tidak semua orang memiliki sertifikasi atau spesifikasi keahlian yang mumpuni untuk melakukan pengadaan barang dan jasa. Hal ini tentu menimbulkan risiko kesalahan yang lebih besar jika menyuruh orang melakukan apa yang tidak di ketahui atau tidak memiliki kemampuan yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan pengadaan barang dan jasa.

Namun ada juga perusahaan yang membentuk panitia pengadaan secara khusus untuk pengadaan barang dan jasa tertentu, utamanya jika nilai pengadaannya dalam jumlah yang besar, dan membutuhkan berbagai keahlian dari berbagai bidang untuk menyelesaikannya. Selain itu, membentuk panitia pengadaan secara khusus juga bertujuan untuk meningkatkan mekanisme kontrol yang lebih menyeluruh. Namun juga jika yang terjadi adalah koordinasi kerjasama yang buruk, besar kemungkinan dalam tim pengadaan yang khusus itu akan terjadi saling tunjuk menunjuk jika terjadi kesalahan.

Ada baiknya bagi anda, jika anda bukan karyawan yang berwenang dan memberikan rekomendasi, dalam arti fungsi anda hanya sebatas administrasi semata, ada baiknya bagi anda untuk tidak membubuhkan paraf atau tanda tangan dalam lembar administrasi yang terkait mengenai pengadaan barang dan jasa. Jika anda merupakan pihak yang diberikan kewenangan dalam memutus, ada baiknya bagi anda untuk memiliki arsip-arsip pengadaan untuk diri anda pribadi, sekedar untuk jaga-jaga jika terjadi apa-apa.

Colek Saya di @RojiHasan dan Fakhrurroji Hasan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s