Cara Menulis Press Release Yang Baik


Press Release

Menyusun naskah pers release merupakan salah satu dari pekerjaan media relations yang harus mampu dilakukan oleh public relations/ corporate communication. Seringkali juga Pers Release disusun oleh Corporate Secretary dan Investor Relations. Pers release merupakan siaran berita resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang disebarkan kepada media dengan tujuan untuk mendapatkan publisitas. Pers Release juga dapat di pasang di website perusahaan.

Biasanya pers release diedarkan kepada media ketika ada suatu kegiatan/policy perusahaan yang perlu dikomunikasikan kepada masyarakat dengan tujuan untuk dapat meningkatkan corporate image di mata masyarakat. Lebih spesifik, penerbitan press release biasanya dilaksanakan apabila adanya pembukaan kantor baru/jaringan kantor baru (biasanya untuk perusahaan yang memiliki cabang seperti bank, asuransi, dan jasa keuangan), peluncuran produk dan layanan baru dari suatu perusahaan, perjanjian kerjasama dengan instansi lain, hal-hal yang bersifat kinerja perusahaan terutama yang berkait dengan kinerja keuangan perusahaan, kegiatan corporate social responsibility, kegiatan perusahaan terkait dengan saham seperti akuisisi, merger dan lain sebagainya, press release pun dapat diterbitkan untuk mengklarifikasi pemberitaan yang tidak berimbang dan juga untuk pemberitaan yang tidak benar.

Sekarang bagaimana proses dari pengkonsepan naskah release sampai dengan release bisa dimuat di suatu media cetak?

Pertama yang diperlukan dalam membuat release adalah mencari intisari atau pesan dasar yang akan dikomunikasikan dalam release tersebut. Ini akan menjadi tema dari release dan biasanya dari tema ini kita dapat mengangkatnya menjadi judul release. Terkadang jika diperlukan, biasanya ada yang disebut dengan sub judul release, yang fungsinya hanya sebagai penguat dari judul jika dirasakan judul belum dapat menggambarkan isi release namun kita tidak mau membuat judul yang terlalu panjang.

Yang kedua adalah mengambil prinsip piramida pemberitaan maka paragraf pertama (biasa juga disebut dengan news lead) jelas harus dapat menjelaskan isi keseluruhan dari release tersebut. Sebenarnya ini bagian termudah karena hanya menjelaskan 5w + 1 H dari pesan yang ingin disampaikan. Bagi anda yang belum tahu apa itu 5 W dan 1 H, adalah What (tentang apa), When (kapan), Who (siapa saja yang terlibat), Where (dimana), Why (kenapa) dan bila perlu dijelaskan How (bagaimana). Ini merupakan hal dasar yang terpenting namun juga sebenarnya tidak ada patokan khusus mengenai urutan ini. Dengan menyampaikan 5 W + 1 H, pembaca dapat mengetahui isi dari release itu meskipun tidak secara keseluruhan.

Untuk paragraf selanjutnya, kita dapat menjelaskan secara lebih dalam dan lebih terperinci. Biasanya dalam paragraf-paragraf selanjutnya lebih menjelaskan unsur what, why dan how dari sebuah pesan yang ingin kita sampaikan. Dalam paragraf-paragraf selanjutnya dapat dimasukkan pernyataan, ataupun pendapat dari tokoh-tokoh penting (dalam hal ini biasanya top management dari perusahaan kita ataupun pejabat pemerintahan, serta tokoh masyarakat lainnya).

Selain itu, dalam penulisan pers release juga menggunakan prinsip piramida terbalik. Hal ini dilakukan mengingat redaksi tidak memiliki waktu untuk membaca keseluruhan dari banyaknya tulisan yang ditangani. Penulisan pers release pun tidak harus panjang-panjang. Sebaiknya cukup 1 hingga 2 halaman.

Akan lebih baik bila release juga dilengkapi dengan foto kegiatan ataupun foto ilustrasi lainnya lengkap berikut dengan captionnya. Sebaiknya foto yang ditampilkan antara 2 sampai dengan 4 foto. Ini sebagai alternatif bagi media mengingat masing-masing media memiliki ketentuan dalam menentukan foto apa yang pantas untuk dimuat. Sebagian besar media lebih memilih foto ilustrasi ketimbang foto serimonial kegiatan. Yang harus kita pahami ini dilakukan untuk menghindari media menjadi semacam ajang etalasenya corporate dan untuk tetap memberikan persepsi netralitas dalam pemberitaan. Namun bisa

Terlebih dahulu cek atau konfirmasi ulang beberapa hal kecil yang kadang terlewatkan seperti nama tokoh (baik ejaan maupun gelarnya-jika gelar tersebut ingin ditulis-), peristiwa dan tanggal kejadian, data berupa angka-angka ataupun jumlah. Kemudian yang tidak kalah pentingnya adalah mencantumkan contact person perusahaan. Ini untuk memudahkan kepada media sekiranya ada yang ingin ditanyakan kepada kita.

Setelah draft naskah pres release sudah selesai dikonsep, dan tergantung pada tingkat kewenangan kita, tentunya draft naskah diajukan terlebih dahulu kepada atasan kita dan bahkan jika diperlukan kita dapat memintakan persetujuan dari top management (hal ini biasanya bila isi dari release berkaitan dengan hal yang sangat signifikan berdampak pada perusahaan dan memiliki aspek stratejik). Selain itu kita juga dapat melakukan konsultasi terlebih dahulu dengan unit kerja lain yang memiliki keterkaitan dengan data-data yang kita sajikan.

Baru release dapat dikirimkan kepada media. Untuk dapat mempersingkat waktu, saat ini release lebih banyak dikirimkan melalui email. Ini menunjukkan pentingnya database contact person di media. Jika bisa, sebaiknya contact person kita di media meliputi banyak tingkatan di satu media, yakni mencakup tingkatan redaktur, jurnalis dan photographer. Ini seperti memiliki banyak pintu masuk untuk memastikan pers release kita dimuat. Secara berkala database kontak media ini perlu kita update. Jika kita juga ingin hendak mengirimkan lampiran berupa contoh produk, lebih baik kirimkan melalui kurir.

Dalam mengirimkan release kepada media, kita harus memperhatikan deadline yang dimiliki oleh masing-masing media. Kebanyakan dari media memiliki deadline antara pukul 15.00 s/d 17.00 WIB. Namun semakin cepat kita mengirimkan release tentu semakin baik peluang kita untuk mendapatkan coverage pemberitaan yang lebih baik lagi. Kita juga tidak boleh lupa untuk mengkonfirmasi apakah media sudah menerima release dari kita. Kita juga harus memaklumi bahwa release yang kita kirimkan sudah tentu akan mengalami proses editing, selama tidak merubah konteks pesan yang ingin disampaikan dan tidak menimbulkan missleading. Biasakan pula untuk mengucapkan terimakasih ketika release kita sudah dimuat di keesokan harinya.

Pada prakteknya, sering juga terjadi pembuatan release bersama antara dua pihak, yang tentunya harus mengakomodir kepentingan kedua pihak secara proporsional.

Membuat release sebenarnya bukan hal yang sangat sulit. Membuat release saya ibaratkan seperti memasak dari bahan-bahan yang sudah dipersiapkan. Prinsip dasar saya adalah dengan ilmu komunikasi yang dimiliki, seseorang bisa menjadi ahli apapun, tentunya memerlukan banyak pembelajaran pada bidang industri yang digeluti.

Colek Saya di @RojiHasan dan Fakhrurroji Hasan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s