Mempersiapkan Laporan Tahunan Dari Sisi Internal Perusahaan Part 2


Pelatihan ARA2

Apa saja yang harus dipersiapkan oleh tim internal Annual Report dari sebuah perusahaan dan bagaimana tahapan-tahapan dari awal hingga menyeleasikan Annual Report yang jangka waktu pengerjaannya bisa memakan waktu antara 3-4 bulan?

Persiapan (Proses Pengadaan dan Administrasi Dokumen)

Tahapan paling pertama yang harus dilakukan oleh internal perusahan adalah mempersiapkan proses pengadaan barang dan jasa penyusunan dan pembuatan Annual Report. Proses pengadaan Proses pengadaan tetap dijalankan dengan memenuhi Perundang-undangan dan Peraturan yang berlaku termasuk ketentuan internal mengenai Pengadaan Barang dan Jasa untuk memilih konsultan yang akan mendampingi pekerjaan penyusunan dan pembuatan Annual Report. Selain itu dokumen-dokumen administrasi perlu disusun secara tertata, tertib dan tepat waktu. Banyak yang kadang menyepelekan administrasi pengadaan ini sebagai hal yang remeh temeh, padahal sangat penting, khususnya saat melakukan audit pekerjaan. Pengadministrasian, seremeh apapun nampaknya, merupakan salah satu cerminan penerapan tata kelola perusahaan.

Pembentukan Tim

Tahap selanjutnya adalah membentuk tim internal perusahaan yang nantinya bertanggung jawab terhadap penyusunan Annual Report dan sekaligus sebagai tandem/ counterpart dari konsultan penyusun Annual Report. Penyusunan Annual Report lazimnya berada dibawah tanggung jawab Corporate Secretary, dan Investor Relations. Prakteknya dalam beberapa perusahaan, Annual Report ada juga yang berada dibawah Corporate Communication, Corporate Affairs. Ada juga Annual Report yang dikerjakan oleh Unit Pelaporan, ataupun Perencanaan Strategis, bahkan bagian Akuntansi. Siapapun unit yang ditunjuk untuk mengerjakan Annual Report, penting kiranya untuk mengintegrasikan seluruh unit kerja dalam proses penyusunan Annual Report, karena pada prinsipnya Annual Report adalah tanggung jawab dari Manajemen sebuah perusahaan, sehingga seharusnya seluruh unit kerja tergerak untuk mendukung dan terlibat aktif dalam penyusunan Annual Report.

Idealnya, tim yang dilibatkan meliputi berbagai unsur unit kerja yang akan mendukung data-data dan informasi yang akan disampaikan dalam Annual Report. Sekurang-kurangnya unit yang mengerjakan Annual Report adalah Corporate Secretary, Manajemen Risiko, Compliance, Audit Internal, Unit Bisnis, Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, Keuangan, Legal/ Hukum, Investor Relations, Public Relations, Media Relations, Sekretaris Dewan Komisaris dan Direksi dan juga Perencanaan Strategis. Namun tetap ada tim utama yang bertugas untuk mengkoordinir semua unit yang terlibat. Untuk tim utama, bagi menjadi dua tim, tim content dan tim design.

Pengumpulan Data

Tahap pengumpulan data adalah tahapan yang penting dalam proses penyusunan Annual Report. Tahapan ini akan mendukung proses penyusunan naskah Annual Report. Dalam melakukan pengumpulan data, pertama kali yang perlu dilakukan adalah mengklasifikasikan kebutuhan data dengan tepat berdasarkan kriteria penyusunan Annual Report Award, dan juga diklasifikasikan berdasarkan unit kerja.

Dalam kriteria Annual Report Awards, ada 8 bagian utama yang masing-masing dapat disortir per unit kerja. Pada bagian ikhtisar data keuangan penting misalnya, biasanya unit yang memiliki data untuk mengisi bab tersebut adalah Keuangan, dan Perencanaan Strategis untuk data historis kinerja keuangan sebuah perusahaan. Untuk profil perusahaan, unit-unit kerja yang memiliki data-data biasanya Corporate Secretary atau Corporate Communication, Perencanaan Strategis, Legal, dan Sumber Daya Manusia (untuk profil Manajemen). Pada bab Analisa dan Pembahasan Manajemen, data-datanya dapat dimintakan kepada Keuangan, Unit Bisnis, Sumber Daya Manusia, Informasi Teknologi, General Affair. Bab Tata Kelola Perusahaan, data-datanya dapat dimintakan kepada Compliance, Audit Internal, Manajemen Risiko, Corporate Secretary, Sekretaris Dewan Komisaris dan Direksi, Komite-Komite. Informasi keuangan atau Laporan Keuangan Audited dapat dimintakan langsung kepada Keuangan ataupun langsung kepada Kantor Akuntan Publik yang melakukan audit laporan keuangan. Sementara itu pada bagian Laporan Dewan Komisaris dan Laporan Direksi dapat mengkompilasikan data-data yang ada dari bab-bab yang lain.

Penyusunan

Ini adalah bagian yang paling seru dalam penyusunan Annual Report. Tahapan dimana anda bisa belajar banyak mengenai perusahaan anda, dan juga mengenai disiplin ilmu bidang-bidang yang lain. Dalam tahapan ini ada 5 proses penting yang dijalankan secara bersamaan. Penulisan, design dan layout, translating, menganalisa dan juga jangan lupakan fotografi. Untuk memudahkan kesemua proses tersebut dapat berjalan dengan lancar, tim utama dapat dibentuk menjadi dua tim, yakni tim content dan design. Team Content bertanggung jawab terhadap materi informasi yang ditampilkan dalam Annual Report, Tim Design bertanggung jawab terhadap design, layout, foto-foto dan grafis yang disajikan dalam Annual Report. Dari kelima proses tersebut, proses analisa menjadi paling penting.

Colek Saya di @RojiHasan dan Fakhrurroji Hasan

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s